OE6 Contracts and Agreements
فرآیند مدیریت و ابلاغ توافق‌نامه‌های قراردادی و غیرقراردادی. این توافق‌نامه‌ها از اهداف کسب‌وکار و اهداف زنجیره تأمین حمایت می‌کنند. این فرآیند شامل تمام توافق‌نامه‌های مرتبط با عملیات زنجیره تأمین است، از جمله تأمین مواد و خدمات، روش‌ها و سطوح موجودی انبار، اهداف عملکردی، برنامه‌ریزی و تصمیم‌گیری، لجستیک و تحویل، و تبادل داده و قابلیت مشاهده (visibility).
۳ زیردامنه تخصصی
۱۲ بازیگر اصلی
۲۴ فرآیند کلیدی
flowchart TB classDef activity fill:#AFDAFD,stroke:#6c8ebf,stroke-width:2px,color:#000880 classDef doc fill:#0565b3,stroke:#6c8ebf,stroke-width:2px,color:#ffffff 164@{ label: " OE6.1 ایجاد قرارداد و SLA "} class 164 activity 165@{ label: " OE6.2 دریافت و به‌روزرسانی "} class 165 activity 166@{ label: " OE6.3 ثبت و توزیع "} class 166 activity 167@{ label: " OE6.4 فعال‌سازی یا بایگانی "} class 167 activity 168@{ label: " OE6.5 بررسی عملکرد قرارداد "} class 168 activity 169@{ label: " OE6.6 شناسایی مسائل و فرصت‌های عملکرد "} class 169 activity 170@{ label: " OE6.7 شناسایی راه‌حل و بهبودها "} class 170 activity 171@{ label: " OE6.8 انتخاب، اولویت‌بندی و توزیع راه‌حل‌ها "} class 171 activity 22@{ shape: doc, label: "الزامات قراردادی برای صورتحساب"} class 22 doc 224@{ shape: doc, label: "تغییرات قوانین کسب‌وکار"} class 224 doc 225@{ shape: doc, label: "تغییرات قرارداد"} class 225 doc 233@{ shape: doc, label: "معیارهای انتظارات عملکرد تأمین‌کننده"} class 233 doc 326@{ shape: doc, label: "عملکرد / وضعیت فعلی قرارداد"} class 326 doc 372@{ shape: doc, label: "تغییرات قانون کسب‌وکار"} class 372 doc 447@{ shape: doc, label: "پیش‌نویس قرارداد"} class 447 doc 451@{ shape: doc, label: "قرارداد/تغییرات قرارداد تایید شده"} class 451 doc 452@{ shape: doc, label: "درخواست فعال‌سازی قرارداد"} class 452 doc 453@{ shape: doc, label: "درخواست بایگانی قرارداد"} class 453 doc 455@{ shape: doc, label: "درخواست نگهداری داده‌های قرارداد"} class 455 doc 456@{ shape: doc, label: "محرک فعال‌سازی/غیرفعال‌سازی قرارداد"} class 456 doc 458@{ shape: doc, label: "زمینه‌های نگرانی"} class 458 doc 459@{ shape: doc, label: "زمینه‌های فرصت"} class 459 doc 460@{ shape: doc, label: "فرصت بهبود"} class 460 doc 461@{ shape: doc, label: "مسئله عدم انطباق"} class 461 doc 462@{ shape: doc, label: "بهبودها"} class 462 doc 463@{ shape: doc, label: "راه‌حل‌ها"} class 463 doc 464@{ shape: doc, label: "درخواست تامین‌کننده جایگزین"} class 464 doc 243@{ shape: doc, label: "قرارداد/توافقنامه امضا‌شده"} class 243 doc 327@{ shape: doc, label: "قرارداد خاتمه یافته"} class 327 doc 397@{ shape: doc, label: "گزارش‌های عملکرد تامین‌کننده"} class 397 doc 418@{ shape: doc, label: "اسناد راه‌حل فناوری"} class 418 doc 445@{ shape: doc, label: "تامین‌کننده توافق شده"} class 445 doc 446@{ shape: doc, label: "پذیرش سازمان به عنوان تامین‌کننده توسط مشتری"} class 446 doc 448@{ shape: doc, label: "تغییرات قرارداد تایید شده"} class 448 doc 449@{ shape: doc, label: "به‌روزرسانی قرارداد"} class 449 doc 450@{ shape: doc, label: "قرارداد/توافقنامه امضا شده"} class 450 doc 454@{ shape: doc, label: "اعلان تکمیل نگهداری قرارداد"} class 454 doc 457@{ shape: doc, label: "علل ریشه‌ای عملکرد"} class 457 doc 167 --> 22 171 --> 224 171 --> 225 164 --> 233 168 --> 326 171 --> 372 164 --> 447 165 --> 451 165 --> 452 165 --> 453 166 --> 455 167 --> 456 168 --> 458 168 --> 459 169 --> 460 169 --> 461 170 --> 462 170 --> 463 171 --> 464 243 --> 165 327 --> 167 397 --> 168 418 --> 165 445 --> 164 446 --> 164 447 --> 165 225 --> 165 448 --> 165 449 --> 165 450 --> 165 451 --> 166 452 --> 167 453 --> 167 454 --> 166 457 --> 168 458 --> 169 459 --> 169 460 --> 170 461 --> 170 462 --> 171 463 --> 171

OE6.1 ایجاد قرارداد و SLA

فرآیند مرتبط با ایجاد یک قرارداد یا توافق‌نامه سطح خدمت (SLA). یک قرارداد باید شامل اطلاعاتی مانند تاریخ اجرا و مدت اعتبار، نشانی مشتری یا تأمین‌کننده و شرایط پرداخت باشد؛ نباید با قوانین کسب‌وکار یا الزامات مقرراتی در تضاد باشد و باید معیارهای سطح خدمت و اقدامات اصلاحی را به‌صورت شفاف به‌عنوان بخشی از قرارداد تعریف کند.
  • تنظیم متن قرارداد با تأمین‌کنندگان و مشتریان
  • تعیین سطح خدمات مورد انتظار (SLA)
  • تعریف شاخص‌های عملکردی (KPI) در قرارداد
  • تعیین جرایم و پاداش‌های عملکردی
  • واحد حقوقی و قراردادها
  • مدیران تدارکات و فروش
  • شرکت‌های پیمانکاری و تأمین‌کنندگان

OE6.2 دریافت و به‌روزرسانی

فرآیند مرتبط با دریافت قراردادهای جدید یا تغییرات در قراردادهای موجود. این به‌روزرسانی‌ها ممکن است در مورد قراردادهای مشتری از واحد فروش و پشتیبانی یا در مورد قراردادهای تأمین مواد یا خدمات از واحد طراحی محصول و فرآیند منشأ بگیرند. این فرآیند شامل اعتبارسنجی قراردادها در برابر معیارها و قوانین کسب‌وکار است.
  • دریافت قراردادهای جدید از واحدهای متقاضی
  • دریافت درخواست تغییر در قراردادهای موجود
  • اعتبارسنجی اولیه قراردادها با قوانین شرکت
  • مستندسازی تغییرات درخواستی
  • واحد حقوقی
  • مدیران قراردادها

OE6.3 ثبت و توزیع

فرآیند مرتبط با ثبت اطلاعات قراردادی در سیستم‌های مدیریت اسناد، مانند سیستم مدیریت چرخه عمر قرارداد، و سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP). این فرآیند شامل تبدیل زبان و اطلاعات قراردادی به قالبی است که سیستم‌ها قادر به درک آن باشند. گام نهایی این فرآیند توزیع قرارداد یا به‌روزرسانی‌های آن به فرآیندها و واحدهای مربوطه است.
  • ثبت قرارداد در سامانه مدیریت اسناد (DMS)
  • ورود اطلاعات کلیدی قرارداد در ERP
  • توزیع قرارداد بین واحدهای مرتبط (مالی، تدارکات)
  • تبدیل شرایط قراردادی به زبان قابل فهم برای سیستم‌ها
  • واحد قراردادها
  • واحد فناوری اطلاعات

OE6.4 فعال‌سازی یا بایگانی

فرآیند مرتبط با فعال‌سازی یا غیرفعال‌سازی و بایگانی یک قرارداد. این فرآیند ممکن است شامل به‌روزرسانی وضعیت اطلاعات در سیستم‌های مدیریت اسناد یا سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP) باشد. این فعالیت ممکن است توسط سیستم مدیریت اسناد یا سیستم ERP و بر اساس پارامترهای ثبت‌شده در فرآیند «ثبت و توزیع» (OE6.2) آغاز شود.
  • فعال‌سازی قرارداد از تاریخ شروع
  • به‌روزرسانی وضعیت قرارداد در سیستم
  • بایگانی قراردادهای منقضی‌شده
  • غیرفعال‌سازی دسترسی به قراردادهای قدیمی
  • واحد قراردادها

OE6.5 بررسی عملکرد قرارداد

فرآیند مرتبط با بازبینی عملکرد طرف‌های قراردادی، شامل تأمین‌کنندگان و مشتریان. این فرآیند شامل مقایسه توافق‌نامه‌های سطح خدمت قراردادی با سطوح خدمت واقعی است. این بازبینی می‌تواند بر اساس یک رویداد تقویمی، مانند بازبینی‌های سالانه یا فصلی کیفیت، یا به دلیل مسائل عملکردی واقعی شناسایی‌شده در فرآیندهای روزمره زنجیره تأمین آغاز شود.
  • برگزاری جلسات بازبینی عملکرد تأمین‌کنندگان (QBR)
  • مقایسه عملکرد واقعی با SLA تعریف‌شده
  • تحلیل علل انحرافات عملکردی
  • مستندسازی نتایج بازبینی
  • مدیران تدارکات و فروش
  • واحد کنترل کیفیت
  • واحد حقوقی

OE6.6 شناسایی مسائل و فرصت‌های عملکرد

فرآیند مرتبط با شناسایی و اولویت‌بندی مسائل کلیدی عملکرد یا حوزه‌های بهبود مستمر فرآیند. این فرآیند شامل اطلاع‌رسانی به طرف‌های قراردادی در مورد عدم انطباق با قراردادها یا توافق‌نامه‌های سطح خدمت است. همچنین به موارد عدم رعایت یا مسائل جدی و نیز حوزه‌های بهبود مستمر که معمولاً شدت کمتری دارند و از منافع مشترک حمایت می‌کنند، رسیدگی می‌کند.
  • شناسایی موارد عدم انطباق با قرارداد
  • اطلاع‌رسانی به طرف قرارداد در مورد مشکلات
  • شناسایی حوزه‌های بهبود مستمر در همکاری
  • اولویت‌بندی مسائل بر اساس شدت
  • مدیران عملیاتی
  • واحد بهبود فرآیند

OE6.7 شناسایی راه‌حل و بهبودها

فرآیند مرتبط با شناسایی راهکارهایی برای رسیدگی به عدم انطباق یا نحوه اجرای بهبودهای عملکرد. در صورت عدم انطباق، این فرآیند می‌تواند یک یا ترکیبی از نتایج زیر را در پی داشته باشد: خاتمه قرارداد. دریافت جریمه‌ها. به‌روزرسانی قرارداد از نظر سطوح خدمت، سطوح کیفیت یا شرایط و ضوابط. ادامه رابطه تجاری به همان شکل موجود همراه با ایجاد تغییرات داخلی در فرآیندها، سیاست‌ها یا قوانین کسب‌وکار. طرح دعوی قضایی یا میانجی‌گری ممکن است در این فرآیند مدنظر قرار گیرد. با این حال، این اقدامات جزو فرآیندهای زنجیره تأمین محسوب نمی‌شوند.
  • مذاکره برای رفع مشکلات عملکردی
  • پیشنهاد اصلاح SLA یا شرایط قرارداد
  • بررسی گزینه‌های جایگزین (تغییر تأمین‌کننده)
  • طراحی اقدامات اصلاحی مشترک
  • واحد حقوقی
  • مدیران قراردادها
  • تیم‌های مشترک با طرف قرارداد

OE6.8 انتخاب، اولویت‌بندی و توزیع راه‌حل‌ها

فرآیند مرتبط با انتخاب، اخذ تأییدیه برای، و اولویت‌بندی راهکارهای مناسب جهت حل مسائل و سپس ارجاع راهکار(های) منتخب به فرآیندها یا واحدهای مربوطه. طرح دعوی قضایی یا میانجی‌گری ممکن است نتیجه تصمیمات اتخاذشده در این فرآیند باشد. با این حال، این اقدامات جزو فرآیندهای زنجیره تأمین محسوب نمی‌شوند.
  • انتخاب بهترین راه‌حل برای اجرا
  • اخذ تأییدیه برای تغییرات قراردادی
  • اولویت‌بندی اقدامات اصلاحی
  • ابلاغ راه‌حل‌های منتخب به واحدهای اجرایی
  • مدیران ارشد
  • کمیته قراردادها

مصادیق در صورت وجود